Tietosuojaseloste

Vitikkalan Suku r.y. 

 www.vitikkalansuku.fi 

14.10.2018 

Tietosuojaseloste 

Rekisterinpitäjä 
Nimi Vitikkalan Suku ry 
Osoite Elosalamantie 3 A 38, 02100 ESPOO 
Muut yhteystiedot www.vitikkalansuku.fi 

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa 
Kirjuri Leena Kiili, leena.kiili[at]kopteri.fi 

Rekisterien nimet 
1. Vitikkalan Suku ry:n Sukutietorekisteri
2. Vitikkalan Suku ry:n yhteystietorekisteri 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten. 

Rekisterien käyttötarkoitus 


Rekisteröityjä ovat Vitikkalan Suku ry:n varsinaisiksi tai kunniajäseniksi hyväksymät henkilöt. 

1. Sukutietoreksiteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty ja asianomainen henkilö on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Nämä tiedot eivät ole nähtävissä verkkosivustolla vaan talletetaan erilliseen stand alone sovellukseen.


Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot täyttämällä Perhekorttilomake.

Perhekorttilomakkeen tiedot:
Suvun jäsen Sukunimi (alkuperäinen) 
Sukunimi (nykyinen) 
Etunimet Syntymäaika ja -paikka 
Kuolinaika ja -paikka 
Ammatti/t Lähiosoite 
Postinumero / postitoimipaikka 
Suvun jäsenen puoliso 
Vihkimisaika ja -paikka tai avioliitto vuonna 
Avioero vuonna 
Sukunimi (naisen tyttönimi) 
Puolison etunimet 
Puolison syntymäaika ja -paikka 
Puolison kuolinaika ja -paikka 
Puolison ammatti 
Suvun jäsenen vanhemmat: 
Isän sukunimi 
Isän etunimet 
Isän syntymäaika ja -paikka 
Isän kuolinaika ja -paikka 
Isän ammatti 
Äidin tyttönimi 
Äidin etunimet 
Äidin syntymäaika ja -paikka 
Äidin kuolinaika ja -paikka 
Äidin ammatti 
Suvun jäsenen lapset 
Nimi 
Syntymäaika 
Ammatti 
Antamani tiedot saa julkaista Kyllä Ei 

Sukutietorekisterin tietojen käyttötarkoitus on ylläpitää sukutietoja ja käyttää tietoja mahdollisissa tulevissa julkaisuissa. 

2. Yhteystietorekisteri 

Pakollisia tietoja ovat:
Etunimi                                                                                                                                                                                 Sukunimi 
Sähköpostiosoite 

Jäsen voi myös vapaaehdtoisesti täyttää seuraavat tiedot

Salasana jne

Yhteystietoja käytetään 
sähköisessä kommunikoinnissa suvun rekisteröityjen jäsenten kanssa.
Suvun jäsenet antavat reksiteriin omat tietonsa ja voivat niitä itse ylläpitää tai ilmoittaen muutoksista jäsenrekisterin hoitajalle.
Tapahtumien yhteydessä voidaan tapahtuman luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta esim. puhelinnumero tai muita tietoja. Tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä yhteystietorekisterissä. Merkittävien tapahtumien kuten sukukokousten osallistujaluettelot arkistoidaan yhdistyksen arkistoon. 

Tekninen käsittely 
Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot jäsenistä. Jäsenrekisteri on sukuneuvoston nimeämällä henkilöllä. Yhteystietorekisteri on kirjurilla. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 
Jäsen-, yhteystieto- tai jäsenmaksurekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterien suojauksen periaatteet 
Jäsentietoja sisältävien rekisterien käyttöoikeus on Vitikkalan Suku ry:n hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikilla nimetyillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. 

Tarkastusoikeus 
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle, sukuneuvoston kirjurille. 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa. Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle. 

GDPR tietoturvaseloste 
Selvitys tietojen käytöstä. Yhteystietojanne käytämme vain Vitikkalan sukuyhdistys ry:n jäsenistön tiedottamiseen, kutsuihin yhdistyksen tukemiin tai järjestämiin tapahtumiin ja muihin yhdistyksen säännöissä sallittuihin toimiin/tapahtumiin. Emme myy yhteystietojanne edelleen tai käytä niitä sääntöjemme vastaisesti muilla tavoin. Huolehdimme yksityisyytenne suojasta Eurooppalaisen tietoturva-asetuksen määräysten [European General Data Protection Regulation (GDPR)] mukaisesti. 

Vitikkalan Suku ry 

Sukuneuvosto